La Ley de Propiedad Intelectual protege una obra por el simple hecho de su creación. Es decir, la legislación en esta materia no obliga a identificarla como protegida por derechos de autor ni registrarla, sin embargo, estas prácticas no dejan de ser recomendables.

Registrar una obra, tanto si está publicada como si aún no lo estuviera, nos ofrece una prueba de autoría o titularidad de derechos sobre la misma. Y aunque no es obligatorio inscribir o depositar la obra en un registro o entidad certificadora, sí es recomendable porque, ante cualquier duda o problema legal, estos sistemas pueden ayudarnos a resolver la situación. 

Hay diferentes sistemas de registro o depósito, cada uno de ellos con sus notas características y ventajas. Veamos algunos de ellos. 

Registro de Certificación digital de obras de CEDRO: Es un servicio gratuito para los socios de CEDRO, disponible las 24 horas del día y 7 días a la semana, a través de internet. Ofrece un certificado, de manera inmediata, con un sello del tiempo, que asegura que esa obra, en ese preciso momento, existe y está en posesión de quien la registra. Autores y editores, socios de la Entidad, pueden registrar todo tipo de obras textuales desde el Área privada en nuestra web.

Es recomendable que el registro se realice antes de la divulgación de la obra, pero también puede hacerse, aunque haya sido ya publicada. Es un sistema innovador que convierte, mediante un algoritmo, todo el texto en un código alfanumérico, que no puede modificarse. Además, ofrece al autor un certificado de la existencia de su obra en el momento en el que fue depositada, que puede ser empleado en controversias posteriores o negociaciones. Una gran ventaja de este servicio es que CEDRO no accede al contenido de la obra, que podrá seguir siendo secreto, CEDRO convierte el texto en un código alfanumérico y este es conservado por la Entidad para futuras comprobaciones.

Registro de la propiedad intelectual (central o territoriales): no es necesario que la obra esté publicada. La inscripción es voluntaria. Las ventajas que ofrece la inscripción en el Registro son: proporcionar una prueba cualificada de que los derechos inscritos existen y pertenecen a su titular y dar publicidad a los derechos inscritos. 

Además de estos sistemas de registro de obras literarias, se pueden registrar como marca los títulos de las obras que sean originales, ilustraciones de personajes, el seudónimo bajo el que opera un autor, el nombre de la editorial o de las diferentes colecciones, siempre que vayan a emplearse para distinguir productos y servicios en el mercado. Este registro da derecho al uso exclusivo en España por 10 años, que puede ir renovándose indefinidamente por periodos sucesivos de otros 10 años. La solicitud de registro de marca nacional podrá presentarse a través de la sede electrónica de la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). 

No, son dos conceptos diferentes. La declaración de obras en CEDRO tiene como objetivo encomendar a CEDRO la gestión de los derechos de propiedad intelectual de sus obras o publicaciones. Para ello solo tiene que proporcionar datos identificativos de la publicación cuya gestión nos encomienda, tales como título, autores, editorial e identificadores como ISBN o ISMN, en su caso.

La declaración de obra no le proporciona un certificado de que acredite el contenido de su obra o una concreta fecha, que pueda ser utilizado en procesos negociadores, conflictos de derechos o procesos administrativos. 

Para declarar la obra en CEDRO es necesario que esté editada o publicada, al contrario que en el Registro de certificación digital o registro de propiedad intelectual, donde se recomienda que se deposite cuanto antes, una vez concluida, aunque también puede registrarse en el caso de que esté ya publicada.  

Como ya hemos dicho, el registro o depósito de una obra no es obligatorio, ya que la ley confiere derechos a los autores por el mero hecho de la creación. Pero ¿cómo podemos acreditar que somos los autores ante un plagio o imitación? El método idóneo para ello es la presentación de un certificado de registro o prueba de depósito que acredite la fecha y la identidad del depositante, por este motivo sí es recomendable utilizar estos mecanismos. 

Mercedes Morán, abogada en el Departamento Jurídico de CEDRO, explicaba recientemente en un artículo que el Registro Digital de CEDRO: «es una herramienta necesaria para que los autores y editores puedan acreditar la titularidad de sus obras». Por este motivo los certificados obtenidos en este registro digital pueden ser utilizados para gestionar derechos de autor ante la Administración, para negociar con plataformas tecnológicas y en cualquier controversia en materia de propiedad intelectual.